Cette politique s’applique à : Association québécoise de la dysphasie, Région Montérégie

Date de dernière mise à jour : septembre 2023

Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance pour notre association :

Association québécoise de la dysphasie, Région Montérégie.

La présente politique de confidentialité a pour but de vous exposer :

  • La manière dont sont collectés et traités vos renseignements personnels. Ils doivent être considérés comme renseignements personnels tous les renseignements susceptibles de vous identifier. Il s’agit notamment de votre prénom et nom, de votre adresse courriel, de votre numéro de téléphone, de votre adresse postale et parfois de votre âge, de votre localisation ou encore de votre adresse IP ;
  • Quels sont vos droits concernant ces renseignements;
  • Qui est responsable du traitement des renseignements personnels collectés et traités ;
  • À qui ces renseignements sont transmis ;
  • La politique du site en matière de fichiers témoins (« cookies »)

 

Cette politique de confidentialité complète les Conditions générales d’utilisation que vous pouvez consulter à l’adresse ci-après :

www.dysphasiemonteregie.org

  1. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous collectons les renseignements personnels suivants :

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse électronique
  • Numéro de téléphone/de télécopieur
  • Adresse postale
  • Entreprise
  • Profession
  • Date de naissance
  • Dossier médicale
  • Plan d’intervention

 

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

La direction générale est responsable de :

  • Assurer le respect des lignes directrices de la politique ;
  • Mettre à jour la présente politique afin de s’assurer qu’elle respecte les balises réglementaires imposées ;
  • Mettre en place un cadre de travail favorisant la participation et la collaboration des employés envers l’application de la politique ;

Responsable de la protection des renseignements personnels

  • Assurer le respect et la mise en œuvre des obligations découlant de la Loi 25 ;
  • Se rendre accessible pour répondre aux différentes demandes découlant des activités relatives à la politique.
  • Consigner les incidents et aviser la Commission d’accès à l’information du Québec (CAIQ) dans les plus brefs délais ;
  • Répertorier les renseignements personnels que notre organisme a en sa possession ;
  • Prévoir, par défaut, les paramètres assurant le plus haut niveau de confidentialité du produit ou du service technologique offert au public ;
  • Détruire les renseignements personnels lorsque la finalité de leur collecte est accomplie, ou les anonymiser pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve des conditions et d’un délai de conservation prévus par une loi.

L’employé est responsable de :

  • Prendre connaissance de la présente politique et des informations mises à sa disposition ;
  • Informer rapidement le responsable de la protection des renseignements personnels de toute situation pouvant entraîner un bris de confidentialité ;
  • Participer à l’amélioration continue de la présente politique en fonction de sa mise en application.

Les membres du conseil d’administration sont responsables :

  • Prendre connaissance de la présente politique et des informations mises à sa disposition ;
  • Informer rapidement le responsable de la protection des renseignements personnels de toute situation pouvant entraîner un bris de confidentialité ;
  • Participer à l’amélioration continue de la présente politique en fonction de sa mise en application.

Les personnes suivantes ont accès à tous les renseignements personnels recueillis par notre organisme :

Maryse Boudreau, directrice

Mirela Nastase Marin, adjointe administrative

Francis Lemay, travailleur social

Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis par l’entremise des modes de collecte décrits ci-bas, dans les sections « Formulaires et modes de collecte ».

  1. FORMULAIRES ET MODES DE COLLECTE

Vos renseignements personnels sont collectés par l’entremise des méthodes suivantes :

  • Formulaire d’inscription au site Web
  • Formulaire d’adhésion
  • Manuellement (téléphone/ courriel/ présentiel)
  • Formulaire de contact sur le site web
  • PayPal
  • Facebook
  • Intervenants (CLSC, T.S, École, Médecin etc.)

 

Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :

  • Fiche de contact
  • Gestion du site Web
  • Statistiques
  • Liste à jour des membres et des administrateurs
  • Suivis avec intervenants
  • Référencement
  • Suivis/plan d’intervention/rencontre avec notre travailleur social

 

  1. INTERACTIVITÉ

Vos renseignements personnels sont également collectés par le biais de l’interactivité pouvant s’établir entre vous et notre site Web. Ces renseignements sont collectés par les moyens suivants :

  • Correspondance
  • Information pour des offres promotionnelles

 

Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :

  • Statistiques
  • Contact
  • Gestion du site web
  • Le bien de nos membres
  1. FICHIERS JOURNAUX ET TÉMOINS

Nous recueillons certaines informations par le biais de fichiers journaux (« log files ») et de fichiers témoins (« cookies »). Ces fichiers nous permettent de traiter des statistiques et des informations sur le trafic, de faciliter la navigation et d’améliorer le service pour votre confort.

  1. a) Description des fichiers témoins utilisés par le site

Il s’agit principalement des informations suivantes :

  • Adresse IP
  • Système d’exploitation
  • Pages visitées et requêtes
  • Heure et jour de connexion

Le recours à de tels fichiers nous permet d’atteindre les objectifs suivants : enlever les points qui ne sont pas avec AQDM

  • Amélioration du service et accueil personnalisé
  • Création de profils personnalisés de consommation
  • Études statistiques
  • Vérifications de sécurité sur notre site web

 

  1. b) Opposition à l’utilisation de fichiers témoins par le site

Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de ces fichiers témoins en configurant votre logiciel de navigation.

Dans le cas où vous décideriez de désactiver les fichiers témoins, vous pourrez ensuite poursuivre votre navigation sur le site. Toutefois, tout dysfonctionnement du site provoqué par cette manipulation ne peut être considéré comme étant de notre fait.

  1. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous nous engageons à ne pas vendre à des tiers ou à commercialiser les renseignements personnels collectés.

Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient partagés à des tiers, vous pouvez vous y opposer au moment de la collecte ou à tout moment par la suite, tel que mentionné dans la section « Droit d’opposition et de retrait ».

 

  1. 6. DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le responsable du traitement des renseignements personnels conservera dans ses systèmes informatiques du site et dans des conditions raisonnables de sécurité l’ensemble des renseignements personnels collectés pour une durée de sept ans d’inactivité.

  1. HÉBERGEMENT ET STOCKAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
  • Notre site est hébergé par : Solution orange et domaine Hover
  • Notre système informatique :  Nous fesons affaire avec la compagnie Quadrumane  afin de régler certains besoins ou mise en place de nouveau logiciel celui-ci peut entrer à distance avec notre autorisation afin d’installer ou régler certaines problématiques informatiques ou mise en place de nouveau logiciel.

 

  1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
  2. a) Le responsable du traitement des renseignements personnels

Le responsable du traitement des renseignements personnels est : Maryse Boudreau, directrice

Elle peut être contactée de la manière suivante :

Par courriel à direction@dysphasiemonteregie.org

Le responsable du traitement des renseignements personnels est chargé de déterminer les finalités et les moyens mis au service du traitement des renseignements personnels.

 

  1. b) Obligations du responsable du traitement des renseignements personnels

Le responsable du traitement des renseignements personnels s’engage à protéger les renseignements personnels collectés, à ne pas les transmettre à des tiers sans que vous n’en ayez été informé(e) et à respecter les finalités pour lesquelles ces renseignements ont été collectés.

De plus, le responsable du traitement des renseignements personnels s’engage à vous aviser en cas de rectification ou de suppression des renseignements personnels, à moins que cela n’entraîne pour lui des formalités, coûts ou démarches disproportionnés.

Dans le cas où l’intégrité, la confidentialité ou la sécurité de vos renseignements personnels est compromise, le responsable du traitement s’engage à vous en informer par tout moyen.

 

  1. DROIT D’OPPOSITION ET DE RETRAIT

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels par le site (« droit d’opposition »). Vous avez également le droit de demander à ce que vos renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion (« droit de retrait »).

Afin de formuler une opposition au traitement de vos renseignements personnels ou de demander le retrait de vos renseignements personnels, vous devez suivre la procédure suivante :

 

L’utilisateur doit faire une demande de limitation au traitement de ses renseignements personnels auprès du responsable (mentionner le nom du responsable) du traitement des renseignements, en envoyant un courriel à l’adresse prévue : (courriel de la personne responsable des renseignements personnels)

  1. DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE SUPPRESSION

Vous pouvez prendre connaissance, mettre à jour, modifier ou demander la suppression des renseignements vous concernant, en respectant la procédure ci-après énoncée :

L’utilisateur doit faire une demande auprès du responsable du traitement des données personnelles en envoyant un courriel spécifiant l’objet de sa demande à l’adresse ci-haut mentionnée.

Nous procédons à la destruction des renseignements personnels et nous nous assurons que ceux-ci sont irrécupérables et aucune sauvegarde.

 

Nous procédons à l’anonymisation des renseignements personnels de la manière suivante;

Dossier des membres : sous clefs

Listes des membres     : boîte Teams avec courriels sécurisés

Courriels                        :  mis en corbeille et détruit avec assurance d’être non récupérable

 

  1. DESCRIPTION DES ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ET DE FORMATION SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 

Chaque employé est rencontré afin d’avoir l’information sur la Politique de confidentialité et de plus, chacun d’entre eux doit signer un document attestant qu’ils auront bien pris connaissance de la politique en place.

 

Formation loi 25 suivi par chacun des employés :

Maryse Boudreau                     Mirela Nastase Marin                        Francis Lemay

Directrice                                       Adjointe administrative                    Travailleur social

 

Troc Montérégie                         GCV informatique Inc.                          GCV informatique Inc.

GCV informatique Inc.                                                                                          GAPHRSM

 

  1. PROCESSUS ET GESTION D’INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

Nous avons mis en place pour le personnel de l’Association québécoise de la dysphasie, Région Montérégie, les documents suivants :

  • Renseignements personnels
  • Gestion d’événements de confidentialité
  • Registre d’incidents de confidentialité

 

  1. a) SÉCURITÉ

Les informations personnelles que nous collectons sont conservées dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations.

Pour assurer la sécurité de vos informations personnelles, nous avons recours aux mesures suivantes :

  • Dossiers sous clef
  • Gestion des accès – personne autorisée
  • Logiciel de surveillance du réseau

Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu’on utilise Internet pour transmettre des informations personnelles.

 

  1. b) CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique de confidentialité peut être consultée à tout moment à l’adresse ci-après indiquée :

www.dysphasiemonteregie.org

Nous nous réservons le droit de la modifier afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur.

Par conséquent, vous êtes invité(e) à venir consulter régulièrement cette politique de confidentialité afin de vous tenir informé(e) des derniers changements qui lui seront apportés.

 

  1. c) ACCEPTATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

En naviguant sur le site, vous attestez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité et en acceptez les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le traitement de vos renseignements personnels, ainsi que de l’utilisation de fichiers témoins.

 

  1. d) LÉGISLATION

Nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans :

Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 ; et/ou

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, c 5.

Nous joindre : Association québécoise de la dysphasie, Région Montérégie

450-635-1961 ou 1-888-635-1961

info@dysphasiemonteregie.org

55, rue Saint-Pierre, bureau 203, Saint-Constant, PQ,

Septembre 2023